Privacyverklaring

Onze privacyverklaring is nog "in bewerking".

Het Toonkunst koor Hilversum hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met uw gegevens. Daar om deze privacyverklaring.

Over het waarom van informatievastlegging en besloten of openbare publicatie en verspreiding daarvan

Om als vereniging te kunnen (voort)bestaan en te kunnen functioneren verzamelen wij (persoonlijke) gegevens van onze leden en publiceren wij intern (binnen de vereniging) en extern (het publiek, waaronder potentiële leden, concertbezoekers en belangstellenden) informatie over de vereniging en de leden.

Ook verzamelen wij gegevens van oud-leden, sponsors en concertbezoekers die kaarten bestellen voor onze concerten.

Het wel en wee van de vereniging en van de leden leggen wij vast in verslagen (zoals notulen van (leden)vergaderingen, concertverslagen) en nieuwsartikelen (voor de website en de nieuwsbrieven). Deze verslagen en artikelen bevatten foto's en video's van onze concerten, repetities, vergaderingen en andere bijeenkomsten.

De gegevens die wij verzamelen en de verslagen en nieuwsartikelen die wij maken houden verband met de volgende zaken:

• Onze ledenadministratie, gericht op het innen van de contributie
• Ledenlijst en smoelenboek, ten behoeve van de interne communicatie en ter bevordering van onderlinge communicatie en sociale interactie tussen leden
• Correcte afhandeling van de bestelling van kaarten voor de concerten
• Communicatie en PR gericht op ledenwerving, fondswerving en werving van concertbezoekers
• De commentaar/reactiefunctie op onze website.

Geen inzage van persoonlijke gegevens door derden. Zorgzame, veilige en vertrouwelijke omgang door bestuurders en beheerders

Wij geven/verkopen geen persoonlijke gegevens aan andere partijen.

Inzage door anderen in onze verzameling persoonlijke gegevens zullen wij alleen toestaan indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Bestuursleden en aangestelde beheerders van onze informatiesystemen hebben toegang tot de persoonlijke gegevens. Om op de vertrouwelijke omgang met de persoonlijke gegevens toe te kunnen zien hebben zij een vertrouwelijkheidsverklaring getekend en verklaard dat zij als 'goed huisvader' zullen omgaan met de  gegevensverzamelingen en de systemen waarmee deze gegevensverzamelingen worden opgeslagen en beheerd.

Gegevens die wij verzamelen en opslaan

Het gebruik van cookies door onze website kunt u toestaan of weigeren (dan worden ook de cookies die onze website op uw PC/telefoon/tablet plaatst gewist). U  kunt uw keuze altijd weer wijzigen. Zie de Cookieverklaring.

Websitebezoeker (zonder account op de website)

Van de bezoeker zonder account op onze website worden geen gegevens verzameld, noch vastgelegd door de website, tenzij de bezoeker de commentaar/reactie functie bij de artikelen gebruikt. In dat geval wordt de opgegeven (persoonlijke) informatie bewaard op de website. Dit betreft:

• Naam
• Emailadres
• Gegeven commentaar
• IP adres

Indien het contactformulier op de website wordt ingevuld wordt de opgegeven (persoonlijke) informatie per beveiligde mail verstuurd naar het bestuur.

Websitebezoeker, ingeschreven voor één of meer nieuwsbrieven

De website biedt de bezoeker de mogelijkheid zich aan of af te melden voor het ontvangen van één of meer van onze nieuwsbrieven. De daarbij opgegeven (persoonlijke) informatie wordt door de website bewaard. Bij verzending van een nieuwsbrief wordt deze informatie aangevuld met informatie over het tijdstip waarop de ontvanger de nieuwsbrief heeft gelezen en het aantal malen dat de nieuwsbrief is gelezen.

Websitebezoeker die kaarten voor één of meer van onze concerten bestelt en betaalt via de website

De website biedt de bezoeker de mogelijkheid kaarten voor onze concerten te bestellen en te betalen. De daarbij opgegeven (persoonlijke) informatie wordt door de website bewaard. De deze informatie wordt maximaal tot één jaar na het concert bewaard. Tijdens het bestelproces wordt de bezoeker gevraagd akkoord te gaan met deze privacyverklaring.

De informatie omvat:

• Voornaam, achternaam
• Bedrijf/Organisatie (optioneel)
• Adres, postcode (optioneel)
• Emailadres
• Woonplaats
• Telefoonnumer
• Opmerking (optioneel)
• Betaalgegevens (bank, bankrekeningnummer)

Tijdens het bestelproces wordt tevens de mogelijkheid geboden op één van onze mailinglijsten geplaatst te worden. Voor de bezoeker die daarin toestemt geldt hetzelfde als hierboven beschreven voor de websitebezoeker die ingeschreven is voor één of meer nieuwsbrieven.

Koorleden en vrienden (met account op de website)

In principe hebben alle koorleden een account op de website. Daarmee hebben zij toegang tot het besloten gedeelte van de website en inzage in alle (persoonlijke) profielinformatie van alle leden.

De profielinformatie omvat:

• Voornaam, achternaam
• Adres, emailadres, woonplaats
• Telefoonnumers
• Profielfoto
• (Koor)positie
• Persoonlijk verhaal

Alle koorleden worden in beginsel op de mailinglijsten geplaatst. 

Koorleden, sponsoren, meewerkende artiesten

Om de contributie te kunnen innen en om ontvangen en betaalde bedragen te kunnen administreren wordt gebruik gemaakt van een boekhoudsysteem en van lijsten met contactinformatie.

De informatie omvat:

• Voornaam, achternaam
• Bedrijf/Organistie (optioneel)
• Adres, postcode
• Emailadres
• Woonplaats
• Telefoonnumer
• Opmerking (optioneel)
• Betaalgegevens (bank, bankrekeningnummer)

Koorleden die akkoord gaan met deze privacyverklaring geven ter ondersteuning van het koor toestemming voor openbare publicatie van foto's en video's die gemaakt worden tijdens concerten, repetities, vergaderingen en andere bijeenkomsten of activiteiten van het koor. 

Van sponsoren en meewerkende artiesten wordt per geval gevraagd akkoord te gaan met openbare publicatie van tijdens en rondom de concerten gemaakte foto's en video's.

Het bestuur informeert de redacteuren, foto-/videografen en beheerders over het wel of niet akkoord zijn van de leden, sponsoren en meewerkenden.

Wijzigen of verwijderen van uw gegevens

Bezoekers (leden, niet-leden) van de website kunnen hun abonnementen op de nieuwsbrieven (dat wil zeggen opname in één of meer mailinglijsten) zelf op de website wijzigen.

Bezoekers van de website met een account op de website (leden, oud-leden/vrienden, sponsoren) kunnen de profielinformatie bekijken, wijzigen en eventueel het eigen account verwijderen (en daarmee wordt ook alle profielinformatie verwijderd).

Indien u de overige persoonlijk/persoonsgebonden informatie wilt wijzigen dient u per mail contact op te nemen met het bestuur. Het bestuur zal dan actie ondernemen om de informatie te wijzigen of te verwijderen.

Daarbij geldt dat het bestuur gehouden is aan de wettelijke termijnen voor het bewaren van financiële (transactie) informatie.

Gegevensbeheer en beveiliging

De middelen (kennis, tijd en geld) van de vereniging zijn beperkt. Het bestuur spant zich in om binnen deze beperkte ruimte het beheer en de beveiliging van gegevens zo goed als mogelijk is te regelen.

De financiële administratie wordt uitgevoerd met e-boekhouden.nl, met ondersteuning van AVR Profidi, Ruud van Rookhuizen, Hilversum.

De website wordt beheerd door Josje Erkelens en Hans Doeve, Loosdrecht. Deze website is gebaseerd op een courant open source systeem (Joomla CMS) en voorzien van commerciële extensies voor het verbeteren van de beveiliging (inbraak, molest).

De website wordt gehost door de firma Strato, Duitsland. Strato voldoet aan de (strenge) regels voor privacy en beveiliging van de Duitse overheid.